Mengendalikan Fungsi Manajemen

A.    Definisi Pengawasan (Controlling)

Pengendalian /Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut.

Defini pengawasan yang di kemukakan oleh Robert J. Mockler bwrikut ini telah memperjelas unsur-unsur esensial proses pengawasan : Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan bali, membandingkan kegiatan nyata standar yang telah di tetapkan sebelumnya, menentukan dan mengatur pengimpanan-penyimpanan serta mengambil tindakan koreksi yang di perlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan di pergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

B.     Langkah-langkah dalam pengawasan

Proses pengawasan biasanya terdiri paling sedikit lima tahap yaitu :

1.      Penetapan standar

Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat di gunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Bentuk standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran, bagian pasar, marjin keuntungan, keselamatan kerja dan sasaraan produksi. Standar yang umum meliputi standar-standar phisik, standar-standar moneter, standar-standar waktu.

2.      Penuturan pengukuran pelaksanaan kegiatan

Penetepan standat adalah sia-sia  bila tidak di sertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu tahap kedua dalam pelaksaan kegiatan secara tepat.

3.      Pengukuran pelaksanaan kegiatan

Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring di tentuka, pengukuran pelaksanaan di lakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus.

4.      Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan

Tahap kritis dai prose pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah di tetapkan.

5.      Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan

Bila hasil analisa menunjukan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus di ambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk. Standaar mungkin di ubah, pelaksanaan di perbaiki atau keduanya dilakukan bersamaan.

C.    Tipe-tipe Pengawasan

a)      Pengawasan pendahuluan

Pengawasan pendahuluan dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan yang memungkinkan koreksi di buat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu di selesaikan.

b)      Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan

Tipe pengawasan ini perupakan proses dimana aspek tertentu dari suatu prosedur harus di setujui dulu, atau syarat tertentu harus di penuhib dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa di lanjutkan atau menjadi semacam peralatan “doubel-check” yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.

c)      Pengawasan umpan balik

Pengawasan ini juga di kenal sebagai past-action controlis, mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar di tentukan dan penemuan-penemuan di terapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa di maa yang akan datang. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran di lakukan setelah kegiatan terjadi.

D.    Tipe - tipe dalam Pengendalian

Tipe pengendalian manajemen dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu:

a.      Pengendalian preventif (prefentive control).

Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan perumusan strategic dan perencanaan strategic yang dijabarkan dalam bentuk program-program.

b.      Pengendalian operasional (Operational control).

Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran. Anggaran digunakan untuk menghubungkan perencanaan dengan pengendalian.

c.       Pengendalian kinerja.

Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolok ukur kinerja yang telah ditetapkan.

E.     Proses Control Management

Langkah-langkah proses pengendalian :

                                i.            Menentukan standar-standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.

                              ii.            Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.

                            iii.            Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standard an menentukan penyimpangan jika ada.

                            iv.            Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana

Sumber :

http://dhenytiyan.blogspot.com/2013/11/mengendalikan-fungsi-management.html

http://yuniamel.blogspot.com/2013/11/mengendalikan-fungsi-manajemen.html