Mengendalikan Fungsi Manajemen

A.    Definisi Pengawasan (Controlling)

Pengendalian /Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut.

Defini pengawasan yang di kemukakan oleh Robert J. Mockler bwrikut ini telah memperjelas unsur-unsur esensial proses pengawasan : Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan bali, membandingkan kegiatan nyata standar yang telah di tetapkan sebelumnya, menentukan dan mengatur pengimpanan-penyimpanan serta mengambil tindakan koreksi yang di perlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan di pergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

B.     Langkah-langkah dalam pengawasan

Proses pengawasan biasanya terdiri paling sedikit lima tahap yaitu :

1.      Penetapan standar

Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat di gunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Bentuk standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran, bagian pasar, marjin keuntungan, keselamatan kerja dan sasaraan produksi. Standar yang umum meliputi standar-standar phisik, standar-standar moneter, standar-standar waktu.

2.      Penuturan pengukuran pelaksanaan kegiatan

Penetepan standat adalah sia-sia  bila tidak di sertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu tahap kedua dalam pelaksaan kegiatan secara tepat.

3.      Pengukuran pelaksanaan kegiatan

Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring di tentuka, pengukuran pelaksanaan di lakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus.

4.      Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan

Tahap kritis dai prose pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah di tetapkan.

5.      Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan

Bila hasil analisa menunjukan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus di ambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk. Standaar mungkin di ubah, pelaksanaan di perbaiki atau keduanya dilakukan bersamaan.

C.    Tipe-tipe Pengawasan

a)      Pengawasan pendahuluan

Pengawasan pendahuluan dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan yang memungkinkan koreksi di buat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu di selesaikan.

b)      Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan

Tipe pengawasan ini perupakan proses dimana aspek tertentu dari suatu prosedur harus di setujui dulu, atau syarat tertentu harus di penuhib dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa di lanjutkan atau menjadi semacam peralatan “doubel-check” yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.

c)      Pengawasan umpan balik

Pengawasan ini juga di kenal sebagai past-action controlis, mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar di tentukan dan penemuan-penemuan di terapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa di maa yang akan datang. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran di lakukan setelah kegiatan terjadi.

D.    Tipe - tipe dalam Pengendalian

Tipe pengendalian manajemen dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu:

a.      Pengendalian preventif (prefentive control).

Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan perumusan strategic dan perencanaan strategic yang dijabarkan dalam bentuk program-program.

b.      Pengendalian operasional (Operational control).

Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran. Anggaran digunakan untuk menghubungkan perencanaan dengan pengendalian.

c.       Pengendalian kinerja.

Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolok ukur kinerja yang telah ditetapkan.

E.     Proses Control Management

Langkah-langkah proses pengendalian :

                                i.            Menentukan standar-standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.

                              ii.            Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.

                            iii.            Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standard an menentukan penyimpangan jika ada.

                            iv.            Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana

Sumber :

http://dhenytiyan.blogspot.com/2013/11/mengendalikan-fungsi-management.html

http://yuniamel.blogspot.com/2013/11/mengendalikan-fungsi-manajemen.html

Motivasi

Robbins dan Judge (2007) mendefinisikan motivasi sebagai proses yang menjelaskan intensitas, arah dan ketekunan usaha untuk mencapai suatu tujuan. Samsudin (2005) memberikan pengertian motivasi sebagai proses mempengaruhi atau mendorong dari luar terhadap seseorang atau kelompok kerja agar mereka mau melaksanakan sesuatu yang telah ditetapkan. Motivasi juga dapat diartikan sebagai dorongan (driving force) dimaksudkan sebagai desakan yang alami untuk memuaskan dan memperahankan kehidupan. Mangkunegara (2005,61) menyatakan : “motivasi terbentuk dari sikap (attitude) karyawan dalam menghadapi situasi kerja di perusahaan (situation). Motivasi merupakan kondisi atau energi yang menggerakkan diri karyawan yang terarah atau tertuju untuk mencapai tujuan organisasi perusahaan. Sikap mental karyawan yang pro dan positif terhadap situasi kerja itulah yang memperkuat motivasi kerjanya untuk mencapai kinerja maksimal”.
Motivasi merupakan satu penggerak dari dalam hati seseorang untuk melakukan atau mencapai sesuatu tujuan. Motivasi juga bisa dikatakan sebagai rencana atau keinginan untuk menuju kesuksesan dan menghindari kegagalan hidup. Dengan kata lain motivasi adalah sebuah proses untuk tercapainya suatu tujuan. Seseorang yang mempunyai motivasi berarti ia telah mempunyai kekuatan untuk memperoleh kesuksesan dalam kehidupan.

Teori-Teori Motivasi

  Drive Reinfircement 

Teori drive bisa di uraikan sebagai teori-teori dorongan motivasi, perilaku didorong ke arah tujuan oleh keadaan-keadaan yang mendorong dalam siri seseorang atau binatang. Contohnya freud (1940) berdasarkan ide-idenhya tentang kepribdian pada bawaan, dalam kelahiran, dorongan seksual dan agersif. Secara umum teori drive mengatakan halberikut ketika suatu keadaan dorongan internal muncul, individu di dorong untuk mengaturnya dalam perillaku yang akan mengarah ke tujuan yang mengurangi intensitas keadaan yang mendorong. 
Pada manusia dapat mencapain tujuan yang memadai yang mengurangi keadaan dorongan apabila dapt menyenangkan dan memuaskan, jadinya motivasi dapat dikatakan terdiri dari :

1. Suatu perilaku keadaan yang mendorong
2. Perilaku yang mengarah ke tujuan yang dipahami oleh keadaan terdorong
3. Pencapaian tujuan yang memadai
4. Pengurangan dan kepuasan subjektif dan ketegaan ke tingkat tujuan yang tercapai

Setelah keadaan itu terdorong akan muncul perilaku ke arah tujuan yang sesui. Pengulangan kejadian yang baru saja diuraikan sering kali disebut lingkaran korelasi. 
Contoh:  
Sebuah hpermarket menjanjikan akan menaikan jabatan dari SPG menjadi admin jika SPG dapat mencapai target atau melebihi target, lalu ada seorang SPG pada awalnya mendapat posisis sebgai SPG, tetapi sekrang menduduki jabatan sebagai admin untuk sebuah produk yang dikerjakan, karena semasa ia menjadi SPG, ia berhasil memenuhi target yang harus dicapai bahkan mungkin melebihi target. Maka dari itu sebgai atau Reinforcement ia naik jabatan.

Teori Kebutuhan Maslow

 
Teori motivasi yang dikembangkan oleh Abraham H. Maslow pada intinya berkisar pada pendapat bahwa manusia mempunyai tujuh enam atau hierarki kebutuhan, yaitu :

a.    kebutuhan fisiologikal (physiological needs), seperti : rasa lapar, haus, istirahat dan sex

b.    kebutuhan rasa aman (safety needs), tidak dalam arti fisik semata, akan tetapi juga mental, psikologikal dan intelektual

c.    kebutuhan social (social needs) yaitu kebutuhan untuk menjadi bagian dari kelompok dan menjalin hubungan dengan orang lain. Di dalam kebutuhan sosial ini terdapat kebutuhan akan kasih sayang (love needs)

d.    kebutuhan akan harga diri (esteem needs), yang pada umumnya tercermin dalam berbagai simbol-simbol status, seseorang harus berprestasi, menjadi kompeten, serta mendapat pengakuan sebagai orang yang berprestasi dan kompeten untuk dapat dihargai

e.    kebutuhan intelektual (intellectual needs) terdapat didalamnya adalah individu memperoleh pemahaman dan pengetahuan

f.      kebutuhan estetis (aesthetic needs), setelah mencapai tingkatan intelektual tertentu, maka individu akan memikirkan tentang kebutuhan akan keindahan, kerapian, serta keseimbangan

g.    aktualisasi diri (self actualization), dalam arti tersedianya kesempatan bagi seseorang untuk mengembangkan potensi yang terdapat dalam dirinya sehingga berubah menjadi kemampuan nyata agar dapat menemukan pemenuhan pribadi dan mencapai potensi diri.

Kebutuhan-kebutuhan yang disebut pertama (fisiologis) dan kedua (keamanan) kadang-kadang diklasifikasikan dengan cara lain, misalnya dengan menggolongkannya sebagai kebutuhan primer, sedangkan yang lainnya dikenal pula dengan klasifikasi kebutuhan sekunder. Terlepas dari cara membuat klasifikasi kebutuhan manusia itu, yang jelas adalah bahwa sifat, jenis dan intensitas kebutuhan manusia berbeda satu orang dengan yang lainnya karena manusia merupakan individu yang unik. Juga jelas bahwa kebutuhan manusia itu tidak hanya bersifat materi, akan tetapi bersifat psikologikal, mental, intelektual dan bahkan juga spiritual.

Contoh: 

 Pak Rudi adalah seorang pensiunan direktur disuatu perusahaan yang bergerak dibidang pertambangan, sudah dua tahun ia pensiun dari perusahaan tersebut dan posisinya sebagai direktur, kini digantikan oleh anaknya Samy. Semenjak ia pensiun, semua urusan perusahaan ditangani oleh Samy tanpa kecuali, ia tidak ingin ayahnya terbebani pikiran karena sudah pensiun. Walau merasa dirinya sudah pensiun Pak Rudi ingin sekali berpartisipasi mengembangkan perusahaan, namun anaknya melarang karena merasa ayahnya itu sudah lebih baik dirumah saja. Pak Rudi merasa kebutuhan akan aktualisasi dirinya tidak terpenuhi, karena walau ia sudah pensiun, ia ingin membuktikan bahwa ia masih berkompeten dengan pengalaman-pengalamannya demi perkembangan perusahaannya.

Teori Harapan 

Expectancy Theory (Teori Harapan) Menurut Vroom (dalam Donovan, 2001), orang termotivasi untuk melakukan perilaku tertentu berdasarkan tiga persepsi :

·      Expectancy : seberapa besar kemungkinan jika mereka melakukan perilaku tertentu mereka akan mendapatkan hasil kerja yang diharapkan (yaitu prestasi kerja yang tinggi).

·      Instrumentality : seberapa besar hubungan antara prestasi kerja dengan hasil kerja yang lebih tinggi (yaitu penghasilan, baik berupa gaji ataupun hal lain yang diberikan perusahaan seperti asuransi kesehatan, transportasi, dsb)

·      Valence : seberapa penting si pekerja menilai penghasilan yang diberikan perusahaan kepadanya

Contoh Kasus: Kita akan menggunakan Contoh Kasus PHK seperti yang telah digunakan sebelumnya. Dari sudut pandang Expectancy Theory, para pekerja tidak termotivasi untuk bekerja keras karena tidak adanya hubungan antara prestasi kerja dengan penghasilan. Persepsi mereka adalah bahwa kerja keras tidak akan memberikan mereka penghasilan yang diharapkan. Malahan, dengan adanya PHK, mereka memiliki persepsi bahwa walaupun telah bekerja keras, kadang-kadang mereka malah mendatangkan hasil yang tidak diinginkan, misalnya PHK. Konsisten dengan teori ini, para pekerja pun menunjukkan motivasi yang rendah dalam melakukan pekerjannya.

  Daftar Pustaka

http://dibaayums.blogspot.com/2013/11/motivasi.html
http://firdhaatifah.blogspot.com/
http://bagastripujiantoro-blogspot.blogspot.com/2013/11/motivasi_5048.html
http://dms-ayunk.blogspot.com/2010/01/motivasi-maslows-teori-tujuan.html